Nie ma takiej ilości spotkań w których nie można by wziąć udziału. Spotkania zarządu, dyrektorów, zespołów, zespołów roboczych, grup projektowych i wiele innych skutecznie pożerają czas. Jeśli potrafisz w nich sprawnie funkcjonować, czyli spotykać się i jeszcze robić „swoją robotę”(jeśli akurat nie polega na spotkaniach), to gratuluję! Dla mnie i przynajmniej kilku innych osób (pokuszę się jednak o wniosek, że dla większości) efektem maratonu spotkań jest konieczność zrobienia swojej roboty po godzinach pracy… lub przed nią.

Efekt? Najczęściej przemęczenie, niemożliwość wyrobienia się z terminami i bóle dolnej części kręgosłupa, od spędzania większości dnia w pozycji siedzącej. Ukułem na to swój własny termin – Spotkanizacja.

Moim zdaniem na „serię niefortunnych spotkań” składa się kilka przyczyn:

1. Kultura spotkań w firmie: tak to już czasami bywa, że w firmie wszyscy kochają się spotykać, aby coś ustalać. Najczęściej taki zwyczaj wywodzi się jednak o szefa, więc wszyscy grzecznie biorą w nich udział, po cichu mówiąc sobie, co myślą o kolejnej godzinie spędzonej na pogadance.
2. Stanowisko: najczęściej im wyżej jesteś, tym więcej tematów masz na głowie, więcej wiesz i jesteś potrzebny przy większej ilości projektów.
3. Niepewność: często jest tak, że na spotkaniu ktoś musi podjąć finalną decyzję. W tym przypadku celem spotkania nie jest nic innego, jak wzięcie na siebie odpowiedzialności… za decyzje innych.
4. Brak komunikacji: o ile spotkania, które przekładają się na efekty można jakoś przeboleć, o tyle spotkania, które nic nie wnoszą – już nie. Często wówczas okazuje się, że jest potrzebne kolejne spotkanie, i kolejne, i jeszcze jedno… Takie zapychacze czasu najczęściej wynikają z faktu, że 3 osoby nie mogą się z sobą dogadać. Więc potrzebują do pomocy jeszcze jednej. Lub pięciu.

Można jednak spróbować ułatwić sobie życie i zacząć kontrolować z kim i po co się spotykać… lub nie.

1. Pytaj na start: Czemu służy spotkanie? Jaki powinien być jego efekt? Ile potrwa? Jaka jest Twoja rola? Te kilka pytań nie tylko pozwolą Ci się dowiedzieć, o co chodzi, ale często uświadamiają innym, jak bardzo „ad hoc” jest całe spotkanie. Jeśli zaś Twoją rolą jest podjęcie decyzji czy pośrednictwo między stronami, to zadaj sobie pytanie, czy naprawdę musisz na nim być.
2. Pytaj o role: Temat pojawił się wyżej, ale warto go rozwinąć. Spotkania często zamieniają się w posiadówki, ponieważ nikt nie zna swojej roli i nie wie, jak ma ją zrealizować. Kto jest moderatorem, facylitatorem, liderem? Kto notuje i przesyła podsumowanie? Co się dzieje dalej?
3. Udostępnij swój kalendarz: niech każdy widzi, kiedy możesz, a kiedy nie możesz się spotykać. Pamiętaj przy tym, że „dziura w kalendarzu” niekoniecznie oznacza, że w tym czasie masz wolne.
4. Negocjuj: nie masz akurat czasu, a temat naprawdę warto przegadać? Masz do wyboru albo zmienić plany, albo negocjować termin i czas spotkania. Pamiętaj przy tym, że tematy, które już masz „na tapecie” również angażują innych.
5. Planuj sobie przerwy: jeśli los i struktura firmy obdarzyła Cię kilkoma spotkaniami pod rząd, staraj się robić sobie przynajmniej 15-minutowe przerwy. To nie jest marnotrawstwo czasu – to czas, którego potrzebujesz na mentalne „zameldowanie się” na spotkaniu. Oczywiście w międzyczasie pewnie przejrzysz maile, ale to już inna historia.
6. Ograniczaj czas spotkania: przeciętnie dorosła osoba jest w stanie efektywnie skupić się na około 20-30 minut. Każde spotkanie powinno trwać z góry określony czas i jeśli nie wydarza się nic nadzwyczajnego (właśnie wpadliście na przełomowy pomysł, który pozwoli zaprowadzić pokój na świecie), możesz jasno komunikować, że czas właśnie się kończy, a Ty masz jeszcze kilka zadań do zrobienia.
7. Urządzaj Stand-upy: często zamiast jednego godzinnego spotkania „ze wszystkimi świętymi”, warto robić krótsze pogadanki o konkretnych elementach projektu. Całość zajmuje kilka minut i dodatkowo rozmawiacie wyłącznie z osobami naprawdę niezbędnymi. W dłuższej perspektywie stand-upy mogą jednak nie wystarczyć, więc pamiętaj o tym, że spotkania w większym gronie mogą się przydać.
8. Wprowadź dni bez spotkań: z początku brzmi to niewykonalnie, ale serio – da się tak układać pracę, aby przynajmniej jeden dzień w tygodniu był dniem bez spotkań. Najbezpieczniej wybierać jest na takie dni końcówkę tygodnia, ale jeśli zdecydujesz się na ten eksperyment – trzymaj się postanowienia.